Vérification interne horizontale du cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions dans les petits ministères et organismes - Observations et recommandations

Cette vérification visait à assurer que la gouvernance, la gestion du risque et le contrôle des subventions et des contributions sont effectués conformément à la Politique sur les paiements de transfert.

Observations	Recommandations	Plan d'action et réponse ministériels
Des listes de contrôle ou des outils normalisés utilisés pour les évaluations n'ont pas été fournis pour l'examen. Des listes de contrôle électroniques pour faire le suivi des exigences en matière de reddition de compte et de paiements ont parfois été trouvées dans les dossiers.	3. Les petits ministères ou organismes devraient élaborer des listes de contrôle et d'autres outils pour appuyer des processus normalisés.	Acceptation. Le DG des Opérations de CanNor procède à l'élaboration d'une liste de contrôle et d'outils pour s'assurer qu'il fait preuve de consistance dans l'approche de son projet d'évaluation. Ceci deviendra la pratique normalisée. Pour la mise en œuvre, le DG des Opérations organisera un atelier national par téléconférence avec des agents de développement économique clés. La liste de contrôle et les outils seront terminés d'ici décembre 2011.
Il n'y a pas d'élément probant attestant de la surveillance du rendement du programme.	4. Les petits ministères ou organismes devraient périodiquement rendre des comptes à la gestion sur le rendement des programmes en fonction d'indicateurs officiels de rendement.	Acceptation. Au cours des mois suivant la vérification, CanNor a complété un cadre de mesure du rendement exhaustif en consultant étroitement le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le cadre a été approuvé par le président de CanNor en septembre 2010. CanNor compte maintenant une année complète de prestation de programmes pour établir la base des indicateurs de rendement. Le cadre de mesure du rendement sera considéré pendant l'examen de notre processus de prestation de programmes qui a lieu présentement, et le DG des Opérations s'assurera qu'il sera fonctionnel d'ici novembre 2011. Le vice-président des Politiques s'assurera que la direction effectue un examen annuel des résultats en matière de rendement générés par le cadre de mesure du rendement au moyen du processus de planification annuel de l'Agence.
Les critères pour l'évaluation du plan fonctionnel pour le Programme de développement des entreprises autochtones (PDEA), ne sont pas disponibles publiquement. Les renseignements détaillés sur le PDEA et le Programme de développement économique des communautés (PDEC), ne sont pas disponibles sur le site Web de CanNor; les visiteurs sont redirigés vers le site Web d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) pour obtenir des renseignements. Les noms des programmes ne sont pas utilisés de façon cohérente dans les différentes pages.	5. Les petits ministères ou organismes devraient s'assurer que les descriptions des critères d'évaluation du programme sont disponibles publiquement afin de fournir plus de clarté aux personnes qui présentent leur demande pour un programme de subvention ou de contribution. Ils seront mieux en mesure de démontrer qu'ils répondent à ces critères.	Acceptation. Le DG des Opérations de CanNor rend accessible le plan de fonctionnement et les critères d'évaluation pour le PDEA à tous les demandeurs actuels et éventuels du programme. Le vice-président des Politiques de CanNor s'assurera que les renseignements détaillés sur le PDEA et le PDEC seront disponibles sur le site Web de CanNor au plus tard le 31 décembre 2011.
Tandis que des modèles normalisés ont été utilisés pour les demandes de projet et les plans opérationnels, le volume de renseignements requis et fournis pour l'approbation était inconsistant. Dans de nombreux dossiers, les coûts totaux du projet n'incluaient pas de ventilation ou d'explication sur les dépenses estimées, et les résumés des projets étaient brefs ou absents.	6. Les petits ministères ou organismes devraient évaluer les demandes des bénéficiaires possibles en fonction de critères d'évaluation préétablis.	Acceptation. Le DG des Opérations de CanNor confirmera les critères du programme avec tous les agents et appliquera ces critères de façon cohérente en utilisant des listes de contrôle et des outils. Ceci deviendra une pratique normalisée et sera intégré au processus d'examen. Pour la mise en œuvre, le DG des Opérations organisera un atelier national par téléconférence avec des agents de développement économique clés. La liste de contrôle et les outils seront terminés d'ici décembre 2011.
Même si les approbations de projet étaient habituellement documentées pour le PDEC, de nombreux champs ne comprenaient pas de documents d'appui pour justifier l'octroi de la contribution.	7. Les petits ministères ou organismes devraient documenter leur évaluation des demandes des bénéficiaires et les approbations officielles des bénéficiaires afin de rendre plus transparent le processus d'approbation.	Acceptation. Pour améliorer la situation, le DG des Opérations de CanNor s'est assuré qu'une liste de contrôle est utilisée afin que les documents pertinents soient conservés dans les dossiers des bénéficiaires. Toutes les évaluations des demandes et les approbations sont disponibles dans les dossiers des bénéficiaires depuis le 1^er avril 2011
Aucun critère ou outil pour l'évaluation du risque et le classement n'a été fourni pour l'examen. Il n'y a pas d'évidence documentée que les seuils ou les critères de risque sont utilisés pour la surveillance. Il n'y a pas d'évidence dans les dossiers examinés que des évaluations du risque des bénéficiaires sont menées. La preuve documentée de la surveillance des bénéficiaires était inconsistante.	8. Les petits ministères ou organismes devraient élaborer et mettre en œuvre des stratégies d'évaluation du risque des bénéficiaires pour permettre une utilisation plus efficace des ressources en matière de surveillance et de reddition de compte des bénéficiaires. Les petits ministères ou organismes devraient collaborer avec d'autres ministères ou organismes pour partager les outils et les guides pour l'évaluation du risque.	Acceptation. CanNor possède une stratégie d'évaluation du risque qui s'harmonise avec la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. À partir du 1^er avril 2011, on a mené, pour tous les bénéficiaires, une évaluation du risque avant de conclure une entente de contribution. Le DG des Opérations de CanNor a mis sur pied des lignes directrices, des outils et un plan de formation continue pour l'évaluation du risque des bénéficiaires à l'intention de la haute direction, des agents de projet et des agents des finances.

Préparé : février 2011

Mise à jour : 11 octobre 2011

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Date de modification :: 2013-01-14