Vérification de l'Agence canadienne de développement économique du Nord - Bureau du contrôleur général

Objectif et portée

L'objectif de la vérification était de s'assurer que les contrôles en matière de gestion et de rapport financiers étaient efficaces et menés d'une manière conforme aux lois, politiques et directives connexes à l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor).

La portée de la vérification englobait un examen de transactions choisies au cours de l'exercice 2010‑2011 ainsi que les processus de prévision, notamment les créditeurs en fin d'exercice le 31 mars 2010 et 2011.

La portée de la vérification était limitée en raison de protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales canadiennes responsables au nom de CanNor de certaines exigences à l'égard de ces politiques et directives.

Conformité aux normes professionnelles

Cette vérification a été effectuée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne^{Note de bas de page 1}.

Pourquoi est ce important

La population canadienne s'attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l'objet d'une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s'attend également à des rapports fiables qui montrent de façon transparente et responsable comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes^{Note de bas de page 2}.

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme respectif. En leur qualité d'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l'organisation des ressources de manière à ce que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales; veiller à ce que des systèmes de contrôle interne efficaces soient en place; signer les comptes ministériels; et s'acquitter d'autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l'administration de leur ministère ou de leur organisme.

Contexte

CanNor a été mis sur pied par le Premier ministre du Canada le 18 août 2009. Il s'agit du premier ministère fédéral à être doté d'un mandat exclusif aux trois territoires. Il s'agira aussi du premier ministère fédéral qui aura son administration centrale située dans le Nord lorsqu'il aura été établi.

Lorsque CanNor a débuté ses activités, son administration centrale était située à Ottawa. Pour la période visée par la vérification, la majorité des services ministériels se trouvaient aussi à Ottawa. Au cours de l'exercice 2011 2012, l'administration centrale de CanNor, y compris tous les services ministériels, seront déménagés à Iqaluit.

Comme l'Agence est une nouvelle entité, il importe d'élaborer et de mettre en œuvre rapidement des processus administratifs pour assurer le respect de la législation, des politiques et des directives. Il est aussi important que de l'information financière fiable soit fournie à la haute direction qui l'aidera à prendre des décisions éclairées.

Constatations et conclusion de la vérification

Les contrôles de base de la gestion financière et des rapports au sein de l'Agence canadienne de développement économique du Nord n'ont pas été effectués conformément aux exigences prévues dans douze des treize politiques, directives^{Note de bas de page 3} et lois connexes prises en compte.

Le manque de contrôles efficaces peut être attribuable à la courte existence de l'organisation, en plus du roulement important dans la direction de la gestion financière. De plus, il y avait un manque de clarté et/ou des rôles et responsabilités en évolution pour d'autres ministères fédéraux dans la prestation des services ministériels à CanNor.

Avant que cette vérification ne soit achevée, CanNor a mis en branle l'élaboration de processus opérationnels et l'établissement d'ententes de service de soutien avec d'autres ministères fédéraux afin d'assurer une saine gestion financière et des mesures de reddition de comptes dans le but d'éclairer les prises de décisions de la haute direction.

Recommandations

Dans le cadre de cette vérification, l'Agence a obtenu des recommandations détaillées qui gravitent autour de trois thèmes. Les recommandations ont été formulées afin d'assurer que les engagements de dépenses sont pris par des personnes dûment autorisées et sont effectués en temps utile. L'Agence a été priée de mettre au point les processus administratifs afin que les mécanismes d'impartition adéquats soient choisis et utilisés selon les modalités applicables, et que les dossiers étayent le processus décisionnel. D'autres recommandations ont été formulées pour veiller à ce que les pièces justificatives concernant les voyages, l'accueil et les cartes d'achat soient versées au dossier.

Plan d'action de la direction

La direction a pris acte des constatations et entend y donner suite. L'Agence a remis au Bureau du contrôleur général le plan d'action de la direction visant à ce que des mesures soient prises relativement aux constatations. Les résultats de la vérification et le plan d'action de la direction ont fait l'objet de discussion avec le président de l'Agence et le Comité de vérification des petits ministères et organismes. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d'action jusqu'à ce que des mesures aient été prises relativement à chaque constatation.

Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification