Lettre de gestion pour la vérification de l'Agence canadienne de développement économique du Nord 2011

Mai 2011
Bureau du contrôleur général

Table of contents

Lettre de recommandations

La présente lettre de recommandations s'adresse à la direction de l'Agence canadienne de développement économique du Nord. Elle présente les constatations détaillées et les recommandations découlant de la vérification menée au sein de l'organisation par le Bureau du contrôleur général. La vérification a porté sur les processus opérationnels et les opérations au cours de l'exercice 2010‑2011 en fonction de l'objectif de la vérification.

Ces résultats constitueront l'assise du rapport de vérification des contrôles de base qui sera soumis au Comité de vérification des petits ministères et organismes aux fins d'être présenté pour approbation à votre président. Par suite de la vérification, l'Agence canadienne de développement économique du Nord devra élaborer un plan d'action de la direction afin de donner suite aux recommandations formulées dans la présente lettre de recommandations. Le plan d'action de la direction devra être approuvé par votre président, ce qui confirmera votre engagement à prendre les mesures proposées. Les mesures en question seront également commentées dans le cadre des travaux du Comité de vérification des petits ministères et organismes.

Je sais pouvoir compter sur votre coopération en temps utile.

Gibby Armstrong
Directeur exécutif, Opérations de vérification
Bureau du contrôleur général

Objectif de la vérification

La vérification avait pour but de s'assurer que les contrôles en matière de gestion et de rapport financiers sont efficaces et conformes aux lois, politiques et directives applicables à l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor).

La présente lettre de recommandations comporte deux parties. La première partie concerne les processus opérationnels en place permettant de prévoir les dépenses, de surveiller les activités et de soumettre un rapport sur la situation financière. La deuxième partie porte sur la conformité aux politiques et directives du Conseil du Trésor dans le domaine de la gestion financière.

Constatations détaillées et recommandations

Partie 1

Les contrôles en matière de gestion et de rapport financiers, englobent les processus opérationnels en vigueur qui permettent la budgétisation et la prévision des dépenses, la surveillance des activités et la préparation d'un rapport sur la situation financière, au cours de l'exercice financier approprié. Ces contrôles doivent reposer sur de l'information fiable et complète et une saine analyse de cette information.

Prévision :

Des procédures en matière de prévisions financières appropriées n'étaient pas en place à CanNor. Au cours de l'exercice 2010‑2011,  les budgets étaient attribués aux gestionnaires de centre financier pour l'exercice et s'accompagnaient de mises à jour régulières des dépenses réelles cumulées, mais il n'y avait pas de processus officiel qui permettait d'évaluer les dépenses restantes jusqu'à la fin de l'exercice. L'absence de procédures de prévision financières officielles peut être attribuable à la courte existence de l'organisation en plus du roulement important dans la direction de la gestion financière. En l'absence d'un cadre de gestion financière solide qui s'accompagne d'exigences en matière de prévisions, la direction obtient de l'information financière peu fiable pour la prise de décisions et le ministère s'expose à des risques financiers.

CanNor a respecté le budget qui lui a été attribué dans le cadre du processus de crédits parlementaires pour l'exercice 2010‑2011. Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a assuré la prestation de services ministériels à CanNor au cours de cette année.

Créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) :

Deux erreurs importantes ont été décelées dans le rapport sur les CAFE des états financiers de CanNor au 31 mars 2010.

La première erreur supposait une sous-estimation du passif, d'environ 4,4 M$, à la suite de l'exclusion des CAFE liés aux subventions et contributions pour la région du Nunavut. Une extraction incorrecte des données financières du système financier d'AADNC pour la préparation des états financiers était à l'origine de cette inexactitude.

Le deuxième écart a produit une surestimation des CAFE d'environ 2,3 M$ pour quatre soldes de destinataire de subventions et contributions au cours de l'exercice 2009‑2010. Compte tenu que ces fonds ne pouvaient être émis pour ces destinataires au cours de l'exercice 2009‑2010, des demandes de report ont été faites pour transférer les fonds de l'exercice 2009‑2010 à l'exercice 2010‑2011. En raison de l'erreur humaine, ces montants ont également été établis incorrectement comme des CAFE dans l'exercice 2009‑2010. En conséquence, ces montants ont été passés aux dépenses dans les exercices 2009‑2010 et 2010‑2011. En conséquence, les subventions et contributions ont été surestimées pour l'exercice 2009‑2010.

Compte tenu que les CAFE pour l'exercice 2010‑2011 n'étaient pas finalisés au moment de la vérification, seuls les CAFE préliminaires ont fait l'objet d'un examen ainsi que les processus utilisés pour les déterminer. Même si de tels processus ne sont pas officiels, ils permettent tout de même d'obtenir une estimation raisonnable des CAFE.

Accès au système :

Le personnel des finances de CanNor a accès à OASIS, le système financier principal, mais il n'a qu'un accès limité à d'autres systèmes de gestion financière pertinents. CanNor utilise le système de gestion des subventions et contributions d'AADNC appelé le système des Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI). Les employés du programme dans chaque région pouvaient gérer leurs propres subventions et contributions dans le PTPNI, mais le personnel des finances de l'administration centrale de CanNor n'avait pas la formation suffisante ou l'accès au PTPNI qui aurait permis la préparation de rapports financiers sur toutes les opérations de la région touchant les subventions et les contributions. CanNor utilise également le système de gestion des salaires d'AADNC appelé Système de gestion des salaires Oasis (SGSO). Le PTPNI et le SGSO sont des systèmes de l'AADNC et les données de CanNor sont stockées dans ces systèmes dans le cadre d'une entente de services ministériels avec AADNC. Afin d'assurer que l'information financière de ces systèmes soit exacte et puisse être rapprochée dans OASIS, il est essentiel que le personnel des finances de CanNor soit formé de façon appropriée et y ait accès.

À la suite de la présente vérification, le personnel des finances de CanNor a obtenu la formation et l'accès nécessaires dans le but de pouvoir assurer des pratiques plus efficientes et efficaces à l'avenir.

Protocoles d'entente (PE) :

CanNor compte divers PE ou ententes de service avec d'autres entités fédérales. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada assure des services d'hébergement et de réinstallation ainsi que de soutien en matière de ressources humaines dans le domaine de la dotation. CanNor a également conclu une entente avec la Commission de la fonction publique pour la dotation, mais n'a pas recours à celle-ci. Le ministère de la Justice assure aussi un service d'assistance juridique lorsqu'il juge la situation et le moment appropriés. AADNC assure un soutien des services ministériels tant à son administration centrale à Ottawa qu'à son bureau régional d'Iqaluit.

Au cours de la vérification il est apparu que le niveau de compréhension des rôles et responsabilités dans ces PE et ententes de service n'était pas suffisant. Certains des services prévus dans les ententes avaient changé sans qu'aucun document officiel ne fasse état de l'effet de ces changements. Le roulement élevé dans la direction de la gestion financière où des employés nouvellement arrivés n'étaient pas au courant des incidences des changements apportés par les anciens employés est venu ajouter à la complexité de la situation.

CanNor doit prendre des mesures qui permettront de clarifier les rôles et responsabilités de tous leurs fournisseurs de services. Ce faisant, CanNor doit tenir compte du fait que son administration centrale sera bientôt déménagée à Iqaluit. Il conviendrait que CanNor examine comment les ententes de service pourraient fonctionner plus efficacement à sa nouvelle administration centrale et conçoive les rôles et les responsabilités en tenant compte de cette situation.

CanNor a conclu son plus grand PE avec AADNC. Le PE actuel n'a pas encore été signé par le ministre ou le sous‑ministre de CanNor, même si les services ont été rendus au cours de l'exercice 2010‑2011. Il est important que les ententes de service soient signées afin de confirmer et reconnaître officiellement les rôles et responsabilités des parties respectives de manière à assurer la clarté, les obligations redditionnelles et l'établissement des coûts appropriés.

Recommandations :

  1. CanNor devrait créer et mettre en œuvre un cadre de gestion financière qui inclut, mais sans y être limité, les processus et contrôles en matière de prévision, de CAFE et de rapports financiers.
  2. CanNor devrait réviser les états financiers de l'exercice 2009‑2010 en temps utile.
  3. CanNor devrait obtenir toute la formation et l'accès nécessaires au PTPNI et au SGSO.
  4. CanNor devrait concevoir des processus opérationnels efficaces en matière de gestion financière à son administration centrale d'Iqaluit. Il faudrait aussi tenir compte des PE ou des ententes de service avec d'autres entités fédérales les plus susceptibles de venir le plus efficacement à l'appui des activités de CanNor.

Partie 2

Conformité aux politiques et directives du Conseil du Trésor
Légende
Respectée Conformité dans une proportion d'au moins 99 %.
Respectée en grande partie Conformité dans une proportion d'au moins 90 % mais de moins de 99 %.
Respectée en partie Conformité dans une proportion d'au moins 80 % mais de moins de 90 %.
Non respectée Conformité dans une proportion inférieure à 80 %.

Gestion financière

Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
Critères Constatations Conformité
i) Les instruments de délégation des pouvoirs sont adéquats et à jour, et ont été approuvés conformément à la directive. CanNor a mis à jour son tableau de délégation des pouvoirs trois fois depuis sa création en 2009. Des différences ont été remarquées entre le tableau de délégation et les cartes de spécimen de signature de 2009‑2010 et au début de 2010‑2011 qui pourraient avoir exposé CanNor à un risque de dépassement des autorisations. À la suite de la dernière mise à jour du tableau de délégation, toutes les cartes de spécimen de signature sont conformes aux pouvoirs, à l'exception d'une différence qui est plus restrictive. Respectée
ii) Les employés reçoivent la formation requise, en conformité avec les exigences applicables à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines. Il n'y avait pas de preuve d'achèvement de la formation dans le dossier de 16 des 31 employés ayant obtenu une délégation de pouvoirs. Les formulaires de sous‑délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (RH) indiquaient que cinq employés avaient suivi la formation requise pour la délégation des pouvoirs financiers; cependant aucune preuve d'achèvement du cours n'était conservée en dossier. Non respectée
Recommandation : 5) CanNor devrait veiller à ce que les gestionnaires et les cadres obtiennent la formation requise et valident leurs connaissances, comme il se doit, avant d'exercer leur pouvoir délégué. CanNor devrait aussi conserver dans ses dossiers les preuves de l'achèvement par les employés de la formation nécessaire à l'obtention de la délégation de pouvoir.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
Critères Constatations Conformité
i) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, ils sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les engagements sont pris par un employé dûment autorisé à le faire, et sont consignés à la valeur attendue à engager au moment de l'engagement de la dépense dans 51 des 215 dossiers examinés. L'engagement individuel n'a pas été approuvé par un employé dûment autorisé à le faire dans le cas de :
  • deux des sept relevés de carte d'achat dont les achats ont été examinés;
  • 19 des 47 dossiers de marché examinés;
  • 14 des 50 dossiers de voyage examinés;
  • deux des 20 dossiers d'activités d'accueil examinés;
  • l'un des trois dossiers de cotisations examinés;
  • 36 des 88 dossiers de RH et de paye (y compris la rémunération au rendement et celle des employés occasionnels) examinés.
L'engagement individuel n'a pas été approuvé avant l'événement dans le cas de :
  • deux des sept relevés de carte d'achat dont les achats ont été examinés;
  • 21 des 47 dossiers de marché examinés;
  • 11 des 50 dossiers de voyage examinés;
  • quatre des 20 dossiers d'activités d'accueil examinés;
  • l'un des trois dossiers de cotisations examinés;
  • 55 des 88 dossiers de RH et de paye (y compris la rémunération au rendement et celle des employés occasionnels) examinés.
L'engagement individuel n'a pas été consigné dans le système financier dans le cas de :
  • 24 des 24 relevés de carte d'achat dont les achats ont été examinés;
  • 11 des 47 dossiers de marché examinés;
  • 50 des 50 dossiers de voyage examinés;
  • 20 des 20 dossiers d'activité d'accueil examinés;
  • trois des trois dossiers de cotisations examinés;
  • deux des 88 dossiers de RH et de paye (y compris la rémunération au rendement et celle des employés occasionnels) examinés.
Veuillez vous reporter à chaque directive ou politique individuelle pour de plus amples détails.		 Non respectée
Recommandation :

6) CanNor devrait veiller à ce que les engagements de dépenses soient approuvés par une personne dûment autorisée à le faire avant que les dépenses ne soient engagées et comptabilisées dans le système financier.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur la vérification des comptes
Critères Constatations Conformité
i) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire, a été accomplie en temps utile et a vérifié l'exactitude du paiement demandé dans 67 des 173 dossiers examinés. La vérification des comptes n'a pas été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire, ou par une personne ne bénéficiant pas directement ou indirectement de la dépense dans le cas de :
  • huit des 28 relevés de carte d'achat examinés;
  • l'une des transactions d'avance comptable examinées;
  • 16 des 44 dossiers de marché examinés;
  • dix des 50 dossiers de voyage examinés;
  • deux des deux dossiers de carte de voyage examinés;
  • quatre de 23 dossiers d'activités d'accueil examinés;
  • trois des 14 dossiers de paye (heures supplémentaires) examinés.
Les reçus ou les factures en tant que preuve de l'exécution et du montant des frais manquaient dans le cas de :
  • cinq des 28 relevés de carte d'achat examinés;
  • 16 des 44 dossiers de marché examinés;
  • trois des 50 dossiers de voyage examinés;
  • deux de deux dossiers de carte de voyage examinés;
  • deux des 14 dossiers de paye (heures supplémentaires) examinés.
La vérification des comptes n'a pas été effectuée en temps utile dans le cas de :
  • 21 des 28 relevés de carte d'achat examinés;
  • 23 des 44 dossiers de marché examinés;
  • 13 des 50 dossiers de voyage examinés;
  • 17 des 23 dossiers d'activités d'accueil examinés;
  • deux des trois dossiers de cotisations examinés;
  • quatre des 14 dossiers de paye (heures supplémentaires) examinés.
Veuillez vous reporter à chaque directive ou politique individuelle dans la présente lettre de recommandations pour de plus amples détails.		 Non respectée
ii) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.

Recommandations :

7) CanNor devrait veiller à ce que les dépenses soient certifiées par une personne dûment autorisée à le faire, en temps utile, et par une personne qui ne profite pas directement ou indirectement de la dépense.

8) CanNor devrait veiller à ce que la preuve de l'exécution et du montant des frais soient conservés, et si elle est manquante, qu'une justification de l'achat soit clairement indiquée dans le dossier.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur les cartes d'achat
Critères Constatations Conformité
i) L'attribution des cartes d'achat fait l'objet d'un contrôle, et les détenteurs de carte ont reconnu par écrit leurs obligations et responsabilités. Les titulaires de carte reconnaissaient leurs obligations par écrit par la voie des conventions avec les détenteurs de carte. Il n'y a pas d'indication que le dirigeant principal des finances a donné son approbation préalable avant de délivrer une carte destinée à des employés. CanNor a soumis de la documentation additionnelle une fois la vérification terminée et en conséquence, des conventions avec les détenteurs de carte dûment signées ont été versées au dossier dans trois des 13 conventions examinées. Neuf conventions avec les détenteurs de carte n'étaient pas dans le dossier, et une convention se trouvait dans le dossier, mais elle n'avait pas été signée. Non respectée
ii) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNCau moment de l'examen du dossier d'origine. 24 des 32 relevés qui ont fait l'objet d'un examen comprenaient des transactions d'achat pour le mois en question. Des 24 relevés, sept contenaient des achats comme des activités de formation, des droits d'inscription à des conférences et des frais d'accueil qui faisaient appel à un engagement de dépenses en vertu de politiques distinctes du Conseil du Trésor. L'approbation appropriée ne se trouvait pas dans le dossier dans cinq des sept relevés contenant ces genres d'achats. Dans le cas de :
  • l'un des relevés, l'engagement des dépenses a été rempli après avoir fait les dépenses d'accueil et de formation;
  • deux relevés, les formulaires d'engagement de dépenses d'accueil pour l'achat de nourriture et de breuvages ne se trouvait pas dans le dossier;
  • deux relevés, l'engagement des dépenses pour des droits d'inscription à des conférences ne se trouvait pas dans le dossier.
Veuillez vous reporter à la recommandation 6.		 Non respectée
iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNCau moment de l'examen du dossier d'origine. 28 des 32 relevés examinés comptaient des achats ou des soldes impayés nécessitant une vérification de comptes. Dans huit des 28 relevés examinés (y compris trois relevés comptant un solde impayé, mais aucune transaction), la vérification de comptes n'a pas été effectuée par la personne dûment autorisée appropriée. Dans le cas de :
  • quatre relevés, il n'y avait pas de vérification de comptes dans le dossier;
  • l'un des relevés, la vérification de comptes n'a pas été effectuée par une personne dûment autorisée appropriée;
  • trois relevés, ils étaient signés par des personnes qui profitaient directement des achats figurant sur le relevé.
Dans 21 des 28 dossiers, la vérification des comptes n'a pas été menée en temps utile. Dans le cas de :
  • 17 de ces 21 relevés, ils ont été réglés après la date d'échéance du paiement;
  • quatre des 21 relevés, il n'y avait pas de trace de vérification des comptes dans le dossier.
Veuillez vous reporter à la recommandation 7. Cinq des 28 dossiers examinés n'étaient pas justifiés adéquatement par une preuve de d'exécution et du montant des frais. Veuillez vous reporter à la recommandation 8.		 Non respectée
iv) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
v) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés. CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNC au moment de l'examen du dossier d'origine.

Les cartes d'achat ont été utilisées pour des achats liés à des activités gouvernementales non autorisées dans deux des 28 relevés examinés.

Ces deux achats étaient pour des articles d'épicerie qui n'étaient pas justifiés par une demande de remboursement de frais d'accueil.		 Respectée en grande partie
Recommandations :

9) CanNor devrait veiller à ce que l'approbation du dirigeant principal des finances soit obtenue, que ce soit au cas par cas ou en approuvant des limites générales, avant de remettre des cartes d'achat à des employés.

19) CanNor devrait obtenir une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations du détenteur avant l'émission de la carte d'achat et conserver la documentation en dossier.

11) CanNor devrait veiller à ce que les cartes servent exclusivement à l'achat de biens et services autorisés dans le cadre d'activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur les avances comptables
Critères Constatations Conformité
i) Les avances comptables sont délivrées seulement si nécessaire et servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises. Les avances comptables ont été établies pour des raisons appropriées et ne servent qu'aux fins pour lesquelles elles ont été émises dans tous les cas examinés. Respectée
ii) Les avances comptables sont adéquatement protégées, comptabilisées et rapprochées. Les avances comptables sont adéquatement protégées, comptabilisées et rapprochées. Respectée
iii) Il existe une division des tâches concernant les avances. Il existe une division des tâches concernant les avances. Respectée
iv) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue (a. 32 LGFP). Les fonds de petite caisse sont utilisés pour effectuer des remboursements. S.O.
v) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (a. 34 LGFP). La vérification des comptes est assurée de façon efficace et en temps utile. Elle a été effectuée par une personne dûment autorisée dans huit des neuf dossiers examinés. Dans un dossier la transaction a été codée dans deux centres financiers. La personne qui a effectué la vérification des comptes n'avait pas le pouvoir de signature pour l'un des centres financiers.

Veuillez vous reporter à la recommandation 7.		 Respectée en partie
vi) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées efficacement par une personne dûment autorisée, les montants sont exacts et sont versés au bon vendeur (a. 33 LGFP). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
Recommandations : Aucune
Conformité globale : respectée en grande partie

Passation de marchés

Politique sur les marchés
Critères Constatations Conformité
i) Définition des exigences.
L'énoncé des exigences a été établi avant l'appel d'offres.		 Les exigences du marché étaient établies avant l'appel d'offres dans l'énoncé des exigences dans 34 des 47 dossiers examinés. Non respectée
ii) Modalité d'approvisionnement, marchés non concurrentiels. Des documents sont versés au dossier pour justifier le recours à un marché non concurrentiel, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. 21 des 47 dossiers examinés ont été attribués dans le cadre de marchés à fournisseur unique. Les documents requis pour justifier un marché non concurrentiel manquaient dans 17 des 21 marchés à fournisseur unique. Dans l'un des 21 marchés à fournisseur unique, il y avait preuve de fractionnement du marché. Deux marchés ont été accordés au même fournisseur de services pendant la même période de temps. Le second marché contenait un produit livrable identique à celui du premier. Le second marché visait à servir de mesure transitoire entre le marché existant avec cet entrepreneur et le temps de mettre en place un nouveau marché dans le cadre d'un processus concurrentiel. Non respectée
iii) Modalité d'approvisionnement, marchés concurrentiels. Des procédures d'appel d'offres adéquates sont employées, notamment en ce qui touche l'utilisation d'offres à commandes et d'autres mécanismes d'approvisionnement obligatoires, ou encore le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement. Des procédures d'appel d'offres adéquates ont été employées en ce qui concerne les marchés concurrentiels. Le cas échéant, les marchés avaient recours à des offres permanentes ou des arrangements en matière d'approvisionnement existants. Respectée
iv) Évaluation. Les critères d'évaluation des soumissions sont communiqués sur demande et servent à la sélection de l'entrepreneur selon une approche ouverte, équitable et transparente. Dans un des contrats concurrentiels examinés, la méthode de sélection et les critères d'évaluation de la soumission n'étaient pas clairement décrits dans le document d'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions. L'évaluation des propositions et la sélection de l'entrepreneur n'ont pas été effectuées conformément à des critères préétablis et aucun rapport d'évaluation de la soumission ou de preuve d'évaluation des propositions n'a été trouvé dans le dossier. Non respectée
v) Attribution du marché. La responsabilité des engagements et des marchés est confiée à une personne dûment autorisée, les opérations sont constatées d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et des pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Dans 28 des 47 dossiers de marché examinés, l'engagement des dépenses a été approuvé par l'autorité compétente en tenant compte du montant total et de la nature du marché. Dans 37 des 47 marchés examinés, les engagements ont été constatés d'après la valeur prévue. Dans 26 des 47 dossiers de marché examinés, l'engagement des dépenses a été approuvé avant son attribution. Veuillez vous reporter à la recommandation 6. Dans 39 des 47 dossiers de marché examinés, il se trouvait une copie du marché signé dans le dossier. Non respectée
vi) Approbation et gestion des marchés.
Les marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services, les modifications au marché sont apportées avant l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.		 Les marchés et les modifications au marché ont été approuvés avant la réception des biens ou services ou l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers de 25 des 46 dossiers examinés. Les pièces justificatives étaient manquantes dans 16 des 46 marchés examinés. Dans quatre des 46 dossiers de marché examinés, le marché avait été émis après la réception des biens ou services.

Une modification au marché a été émise neuf jours après la date d'échéance du marché. Il y avait une justification pour toutes les modifications de marché examinées.		 Non respectée
vii) Vérification des comptes. La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire dans 28 des 44 dossiers examinés. La vérification des comptes a été administrée en temps utile dans 21 des 44 dossiers examinés. Veuillez vous reporter à la recommandation 7. Les factures étaient correctement justifiées par une preuve d'exécution et du montant des frais dans 28 des 44 dossiers examinés.

Veuillez vous reporter à la recommandation 8.		 Non respectée
viii) Paiement en vertu du contrat. Les demandes de paiement sont effectuées par une personne dûment autorisée, et l'on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
ix) Divulgation proactive. Les marchés dont la valeur dépasse 10 000 $ font l'objet d'une divulgation proactive. Dans 20 des 47 dossiers de marché examinés, leur valeur dépassait 10 000 $. Dans cinq des 20 dossiers, les marchés n'avaient pas été divulgués de façon proactive. Non respectée
Recommandations :

12) CanNordevrait veiller à la création de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer :
  • que la méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation sont clairement définis dans le document d'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions;
  • qu'il y a une justification pour les marchés d'approvisionnement non concurrentiels;
  • que l'évaluation des propositions et la sélection de l'entrepreneur sont menées conformément aux critères préétablis tel qu'indiqué dans la demande de propositions et d'une manière ouverte, équitable et transparente;
  • qu'il se trouve une copie du marché écrite et signée dans le dossier;
  • que les marchés sont émis avant la réception des biens ou services;
  • que les modifications au marché sont signées avant l'échéance du marché d'origine;
  • que les contrats d'une valeur supérieure à 10 000 $ font l'objet d'une divulgation proactive.
13) CanNor devrait veiller à ce que les agents des marchés connaissent les règles d'attribution des marchés publics afin d'éviter les cas de fractionnement de marchés.
Conformité globale : non respectée

Voyage et accueil

Directive sur les voyages du Conseil national mixte
Critères Constatations Conformité
i) La gestion des frais de déplacement en service commandé respecte les pratiques équitables, raisonnables et modernes. CanNora fourni des pièces justificatives additionnelles pour les remboursements des dépenses de voyage et les preuves de l'exécution et du montant des frais qui n'étaient pas disponibles au cours de l'examen du dossier d'origine. Il y avait des documents de justification de voyages dans 44 des 50 dossiers. Dans le cas de dossiers sans justification adéquate :
  • trois des dossiers ne contenaient pas de Formulaire d'autorisation de voyager et avance (AVA) valide;
  • dans un dossier on mentionnait les endroits à visiter, mais aucun motif pour le voyage;
  • deux des dossiers ne comportaient pas suffisamment d'information pour déterminer que le voyage local était en service commandé.
Dans 12 des 50 dossiers, les demandes d'autorisation de voyage avaient été approuvées après le fait. Dix de ces 12 dossiers ne comportaient pas de demandes d'autorisation de voyage après coup :
  • un dossier contenait une AVA pour un voyage autorisé après coup sans justification;
  • trois dossiers n'ont pas pu être évalués, étant donné qu'il n'y avait pas d'AVA;
  • six dossiers n'ont pas pu être évalués, puisque l'autorisation préalable (art. 32) n'était pas datée.
Dans sept des 50 dossiers examinés, les indemnités quotidiennes de certaines dépenses pour les repas étaient remboursées soit à un montant inférieur ou supérieur au taux prescrit dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Dans deux des 50 dossiers examinés, les dépenses d'hébergement n'ont pas été réclamées. Dans 15 des 48 dossiers restants, les services d'hébergement utilisés ne provenaient pas de la liste des fournisseurs du gouvernement préapprouvés ou les coûts ne se situaient pas dans les limites appropriées :
  • 14 des dossiers comportaient des services d'hébergement qui ne se trouvaient pas sur la liste des fournisseurs du gouvernement préapprouvés, sans justification des exceptions;
  • un dossier ne fournissait pas de raison valable pour une nuit passée à cet endroit.
Dans 20 de ces 50 dossiers, l'utilisation de voitures de location était prévue. Dans 16 des 20 dossiers examinés, les véhicules de location, le stationnement et les taux de kilométrage respectaient les limites. Des quatre dossiers qui ne respectaient pas les normes de la politique :
  • un dossier comportait une classe de véhicule de location et un taux demandé qui ne respectaient pas les limites et n'étaient pas justifiés;
  • dans un dossier les taux par kilomètre étaient plus élevés que le taux provincial prescrit;
  • dans un dossier il n'y avait pas de justification pour le besoin d'utiliser une voiture de location;
  • dans un dossier il n'y avait pas de justification pour l'utilisation d'une voiture de location et la classe de véhicule de location et le taux demandé ne respectaient pas les limites.
47 des 50 réclamations de voyage prévoyaient des préparatifs de voyage par avion. Dans huit de ces dossiers, les dispositions de voyage par avion n'étaient soit pas dans les limites appropriées ou ne pouvaient pas être évaluées en raison du manque d'information dans le dossier :
  • dans six de ces dossiers, le voyage en classe économique ne pouvait pas être confirmé car les pièces justificatives n'avaient pas été conservées;
  • dans l'un de ces dossiers, un vol en classe affaires a été pris lorsque ce n'était pas approprié;
  • dans le cas d'un autre de ces dossiers, le prix du billet d'avion acheté était plus élevé que l'AVA d'origine et comportait un arrêt en cours de route pour un congé personnel. Il n'y avait pas de justification pour cette augmentation de prix non plus que pour l'arrêt en cours de route dans le dossier.
Dans cinq des 47 dossiers comportant des préparatifs de vol, les cartes de voyage ministérielles n'ont pas été utilisées dans la mesure du possible pour prépayer les préparatifs de voyage. Un dossier ne comportait aucune dépense pour le remboursement comme les services d'hébergement, la voiture de location ou les courses en taxi. Dans les 49 autres dossiers restants, deux dossiers présentaient des préparatifs non prépayés qui n'étaient pas justifiés par des reçus ou une attestation :
  • un dossier ne comportait pas suffisamment d'information justifiant une nuitée à l'hôtel et la location d'une voiture;
  • un dossier ne comportait pas suffisamment d'information pour déterminer que le voyage local était en service commandé.
 Non respectée
ii) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, ils sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNora fourni des pièces justificatives additionnelles pour les remboursements des dépenses de voyage et les preuves de l'exécution et du montant des frais qui n'étaient pas disponibles au cours de l'examen du dossier d'origine. Dans 36 des 50 dossiers examinés, ils avaient été signés par une personne ne possédant pas l'autorisation financière appropriée. Dans le cas de :
  • l'un de ces dossiers, il n'avait pas été signé;
  • trois dossiers, il n'y avait pas de formulaire d'AVA en dossier;
  • dix dossiers, ils étaient signés par une personne ne possédant pas l'autorisation financière appropriée.
Dans 11 des 50 dossiers examinés, l'engagement des dépenses n'était pas approuvé avant l'événement. Dans le cas de :
  • six dossiers, l'engagement des dépenses n'était pas daté;
  • trois dossiers, il n'y avait pas d'AVA valide dans le dossier de voyage;
  • d'un dossier, l'autorisation de voyager est datée après le voyage sans justification;
  • d'un autre dossier, le vol a été réservé avant l'autorisation de voyager.
Les engagements de voyage n'ont pas été constatés dans les 50 dossiers examinés.

Veuillez vous reporter à la recommandation 6.		 Non respectée
iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNora fourni des pièces justificatives additionnelles qui n'étaient pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine, notamment une réclamation de dépenses de voyage signée (article 34) qui avait été précédemment indiquée comme non signée. Dans 40 des 50 dossiers examinés, la vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée appropriée. Dans le cas de :
  • huit dossiers, la vérification des comptes a été effectuée par une personne qui n'avait pas le pouvoir de signature approprié à l'égard du budget auquel la dépense était affectée;
  • deux dossiers, la vérification des comptes n'était pas signée.
Dans 37 des 50 dossiers examinés, la vérification des comptes a été accomplie en temps utile. Dans le cas de :
  • neuf dossiers examinés, la vérification des comptes (confirmée par la date de signature ou de saisie dans le système financier) a été effectuée plus de 30 jours après la fin du voyage;
  • l'un des dossiers, la dépense a été consignée dans le système financier avant ou pendant le voyage, même s'il ne s'agissait pas d'une avance de voyage;
  • l'un des dossiers, la personne qui a effectué la vérification des comptes l'a datée avant que n'ait eu lieu le voyage;
  • de deux dossiers examinés, il n'y avait pas de trace de la vérification des comptes.
Veuillez vous reporter à la recommandation 7.

Dans 47 des 50 dossiers examinés, la preuve de l'exécution et du montant des frais adéquate pour vérifier l'exactitude du paiement a été conservée dans le dossier mais :
  • un dossier ne contenait pas suffisamment de renseignements pour déterminer les coûts engagés en service commandé;
  • deux dossiers ne contenaient pas d'information sur le vol ou le voyage permettant de justifier le besoin d'une nuitée à l'hôtel ou la location d'une voiture.
Veuillez vous reporter à la recommandation 8.		 Non respectée
iii) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
iv) Tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés font l'objet d'une divulgation proactive. Dans quatre des cinq dossiers examinés, les dépenses de voyage d'un haut fonctionnaire désigné du gouvernement du Canada ont été divulguées de manière proactive. Respectée en partie
Recommandations :

14)CanNor devrait documenter et garder en dossier l'objet des voyages d'affaires de manière à ce qu'il soit entièrement justifiable.

15) CanNordevrait veiller à l'élaboration de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer que :
  • la justification des voyages après coup s'appuie sur des documents dans le dossier;
  • les fournisseurs du gouvernement sont utilisés dans la mesure du possible et la justification pour l'utilisation d'autres fournisseurs est étayée dans le dossier;
  • les employés sont remboursés pour leurs repas et les frais accessoires lorsqu'ils sont en voyage commandé, et ils doivent le faire conformément aux taux des allocations prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
  • les préparatifs de voyage par avion respectent les limites appropriées;
  • les pièces justificatives sont versées dans le dossier avant de régler les dépenses de voyage;
  • les cartes de voyage ministérielles sont utilisées lorsque possible;
  • les voyages du sous‑ministre sont divulgués de manière proactive et opportune sur le site Web de CanNor.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
Critères Constatations Conformité
i) Les cartes de voyage sont attribuées comme il se doit, les détenteurs de carte ont reçu la formation et les instructions nécessaires, et ils ont fourni une reconnaissance écrite de leurs obligation et responsabilités. La convention avec les détenteurs de carte et les documents de demande de carte de voyage donnaient des directives sur les responsabilités des détenteurs de carte et de cette façon les détenteurs de carte reconnaissaient leur responsabilité par écrit.

Une convention de détenteurs de carte de voyage signée et la demande de carte de voyage étaient en dossier dans 15 des 22 dossiers examinés.		 Non respectée
ii) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire et a été accomplie en temps utile. Cependant dans les deux relevés examinés, la vérification des comptes a été effectuée par une personne pour qui une transaction de voyage était incluse dans le relevé. Il n'y avait aucune contresignature pour cette transaction dans le dossier.

Veuillez vous reporter à la recommandation 7.

Les pièces justificatives permettant de déterminer l'exactitude des dépenses étaient dans le dossier dans le cas de 31 des 75 transactions examinées;
  • les pièces justificatives de 23 transactions n'avaient pas été versée dans le dossier afin de pouvoir déterminé que le vol avait été pris;
  • 21 transactions n'ont pu être vérifiées étant donné que la réclamation de voyage n'avait pas été versée dans le dossier de voyage.
Veuillez vous reporter à la recommandation 8.		 Non respectée
iii) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées efficacement par une personne dûment autorisée, les montants sont exacts et sont versés au bon vendeur (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
iv) On a recours aux chèques de voyage et aux avances lorsque les circonstances le justifient. CanNor n'utilise pas les chèques de voyage. S.O.
Recommandation :

16) CanNor devrait veiller à ce que les demandes de cartes de voyage et les conventions avec les détenteurs de carte reconnaissant les responsabilités et les obligations soient conservées dans le dossier.
Conformité globale : non respectée
 
Politique sur l'accueil
Critères Constatations Conformité
i) Les événements d'accueil sont planifiés et exécutés dans un souci d'économie et d'efficacité dans le but de favoriser les activités de l'État en tenant compte des circonstances entourant chaque activité. CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant, deux factures n'étaient pas dans le dossier, et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNC au moment de l'examen du dossier d'origine. Dans 20 des 23 dossiers examinés, la planification et l'approbation des activités d'accueil ont été faites par CanNoralors que les trois autres concernaient des événements du sous-ministre organisés par le Bureau du Conseil privé et par conséquent n'ont pas fait été vérifiés. Dans 19 des 20 dossiers examinés, les activités d'accueil ont été planifiées dans un souci d'économie, d'une manière conforme et appropriée tout en respectant les limitations financières.
  • Le formulaire de demande d'accueil ne se trouvait pas dans l'un des 20 dossiers.
Même si l'approbation prévue dans la politique en vertu de l'article 32 n'a été versée en dossier qu'après la tenue de l'événement dans deux des 20 dossiers examinés, la préapprobation d'un gestionnaire s'y trouvait; par conséquent, deux de ces dossiers n'ont pas été signalés comme des erreurs par rapport au critère. Toutes les indemnités de repas se conformaient aux limites prescrites dans la politique.		 Respectée en grande partie
ii) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées et sont constatés d'après la valeur prévue, dans la mesure du possible, au moment de l'engagement de la dépense correspondante (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant, deux factures manquaient en dossier, et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNCau moment de l'examen du dossier d'origine. Dans deux des 20 dossiers examinés, les dépenses n'ont pas été engagées par l'autorité compétente. Dans le cas :
  • d'un dossier, l'employé demande et approuve ses propres activités d'accueil puis effectue la vérification des comptes de dépenses;
  • d'un autre dossier, les formulaires de demande d'autorisation relative à une activité d'accueil manquaient au le dossier.
Dans cinq des 18 dossiers examinés, l'engagement des dépenses a été effectué après la tenue de l'événement.
  • Dans quatre dossiers, l'engagement des dépenses n'a été effectué qu'après la tenue de l'événement, dont deux n'ont été effectués qu'après le refus d'AADNC des réclamations en raison de l'absence de l'approbation en vertu de l'article 32;
  • dans le cas d'un dossier, les formulaires de demande d'autorisation relative à une activité d'accueil manquaient au dossier.
Les engagements n'ont pas été faits dans le système financier d'après la valeur prévue au moment de l'engagement dans tous les 20 dossiers d'activités d'accueil examinés.

Veuillez vous reporter à la recommandation 6.		 Non respectée
iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). CanNor a soumis de la documentation additionnelle qui n'était pas disponible au moment de l'examen du dossier d'origine. Un dossier était manquant, deux factures n'étaient pas dans le dossier, et deux dossiers faisaient l'objet d'une vérification à postériori à AADNCau moment de l'examen du dossier d'origine. La vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire, a été accomplie en temps utile et a vérifié l'exactitude du paiement demandé pour six des 23 dossiers examinés. La vérification des comptes n'a pas été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire dans quatre des 23 dossiers. Dans le cas de :
  • trois des 23 dossiers examinés, la vérification des comptes a été effectuée par une personne qui profitait directement ou indirectement de la dépense;
  • l'un des dossiers, les formulaires de demande d'accueil n'ont pas été trouvés et l'autorisation n'a pas pu être confirmée.
Dans 17 des 23 dossiers examinés (y compris les quatre dossiers indiqués précédemment), la vérification des comptes n'a pas été accomplie en temps utile. Dans le cas de :
  • deux de ces 17 dossiers ont été soumis à une prévérification d'AADNC et en raison de l'approbation de l'engagement des dépenses manquante, ils n'ont pas été traités par AADNC avant d'avoir obtenu les signatures manquantes conformément à l'article 32;
  • l'un des 17 dossiers, la facture avait été perdue dans le courrier et la carte d'achat a été annulée, ce qui a retardé le paiement pendant des mois jusqu'à ce qu'un rapprochement du relevé de la carte puisse être effectué;
  • de neuf des 17 dossiers, la vérification des comptes a été effectuée après la date d'échéance du paiement ou plus de 30 jours;
  • deux des 17 dossiers, la facture a été vérifiée  avant la vérification des comptes sur la demande de remboursement de frais d'accueil;
  • deux dossiers, la vérification des comptes n'était pas datée;
  • l'un des dossiers, les formulaires de demande d'accueil n'ont pas été trouvés et l'échéancier n'a pas pu être confirmé.
Veuillez vous reporter à la recommandation 7.

Les factures ou les preuves de l'exécution se trouvaient dans les 23 dossiers examinés.		 Non respectée
iv) Les responsabilités de paiement et de règlement sont confiées à une personne dûment autorisée, et l'on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les demandes de paiement sont du ressort d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
v) Toutes les dépenses d'accueil relatives à des hauts fonctionnaires désignés font l'objet d'une divulgation proactive. Aucune des dépenses d'accueil examinées ne faisait appel à une divulgation proactive. S.O.
Recommandations : Aucune
Conformité globale : non respectée

Ressources humaines

Politique sur les cotisations
Critères Constatations Conformité
i) Les cotisations et les droits d'inscription sont payés par l'organisme ou remboursés à l'employé dans les circonstances où la chose est autorisée. Tous les dossiers de cotisations examinés correspondaient aux tâches des employés et au mandat de l'organisation. Respectée
ii) L'approbation requise au regard des cotisations et des droits d'inscription est donnée par une personne dûment autorisée. La documentation de l'approbation par une personne dûment autorisée appropriée manquait dans un des trois dossiers de cotisations examinés. Non respectée
iii) Les cotisations et les droits d'inscription sont codés comme il se doit. Les dossiers de cotisations examinés étaient codés comme il se doit. Respectée
iv) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, et sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La documentation de l'approbation des dépenses manquait dans l'un des trois dossiers examinés. Aucun engagement n'a été constaté dans le système financier pour tous les dossiers examinés.

Veuillez vous reporter à la recommandation 6.		 Non respectée
v) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). La vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire, mais n'a pas été effectuée en temps utile dans deux des trois dossiers examinés. Dans le cas :
  • d'un dossier, la vérification des comptes a été signée et datée après la date d'échéance du paiement exigé par MasterCard, carte sur laquelle le montant avait été porté;
  • d'un autre dossier, la vérification des comptes a été signée et datée 19 mois après la date du relevé de la carte de crédit.
Veuillez vous reporter à la recommandation 7.		 Non respectée
vi) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées efficacement par une personne dûment autorisée, les montants sont exacts et sont versés au bon vendeur (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
Recommandation :
  • CanNor devrait veiller à ce que l'engagement de fonds pour toutes les cotisations et les frais d'inscription soient préapprouvés par une personne dûment autorisée.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
Critères Constatations Conformité
i) Les congés payés et les modalités de travail spéciales sont approuvés et gérés en conformité avec la directive pertinente. Les demandes de congé ont été préautorisées par une personne dûment autorisée dans 38 des 50 dossiers examinés. Dans le cas de :
  • quatre dossiers, des vacances et des congés compensatoires ont été approuvés après qu'ils aient été pris;
  • deux dossiers, le congé a été approuvé après qu'il a été pris et par une personne n'ayant pas l'autorisation d'approuver un congé;
  • cinq dossiers, les congés ont été approuvés par une personne qui, conformément au document Délégation de pouvoirs en matière de RH de CanNor n'avait pas l'autorisation de le faire. Seuls les « gestionnaires de niveau 5 » et supérieurs peuvent approuver les congés. Dans ces cinq dossiers, les congés étaient approuvés par les personnes de niveau 6 qui n'étaient pas des gestionnaires, selon les tableaux de RH fournis;
  • d'un dossier, le congé a été approuvé par un employé de niveau 5, mais qui n'occupait pas un poste de gestion selon les tableaux de RH fournis.
 Non respectée
Recommandation :

18) CanNor devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé sont préautorisées par une personne dûment autorisée.
Conformité globale : non respectée
 
Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
Critères Constatations Conformité
i) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, ils sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Il n'y avait pas de preuve à l'effet que l'engagement des dépenses a été effectué par l'autorité compétente dans 36 des 88 dossiers examinés. Deux formulaires de demande de congé sans paie n'ont pas été signés par une personne dûment autorisée à le faire. Les documents d'appui n'étaient pas dans le dossier dans le cas de :
  • 11 des 16 contrats avec des employés occasionnels examinés (demande des RH);
  • 20 des 23 dossiers de nouveaux employés examinés (demande des RH);
  • deux des sept transactions de congé sans solde examinées (formulaire de demande de congé);
  • l'une des 14 transactions d'heures supplémentaires examinées (formulaire d'heures supplémentaires);
  • deux des trois dossiers d'indemnités de maternité examinés (conventions).
Il n'y avait pas de preuve à l'effet que les dépenses avaient été approuvées avant l'événement dans 55 des 88 dossiers examinés. Dans le cas de :
  • 11 des 16 contrats avec des employés occasionnels;
  • 20 des 23 dossiers de nouveaux employés;
  • huit des 15 affectations intérimaires;
  • deux des sept transactions de congé sans solde;
  • deux des trois dossiers d'indemnités de maternité;
  • douze des 14 transactions d'heures supplémentaires.
Les engagements ont été constatés à la valeur prévue à engager dans 86 des 88 dossiers examinés. Aucun engagement n'a été constaté dans le système dans le cas d'un :
  • des 16 contrats avec des employés occasionnels examinés;
  • des 10 dossiers de rémunération au rendement examinés.
Veuillez vous reporter à la recommandation 6.		 Non respectée
ii) La paie est calculée avec exactitude et en temps utile, et le traitement connexe est conforme à la réglementation et aux politiques en vigueur, notamment aux fins de l'application des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il n'y avait pas de preuve à l'effet que la vérification des comptes a été effectuée par une personne dûment autorisée à le faire, avec preuve de l'exécution et du montant des frais et en temps utile dans cinq des 14 dossiers d'heures supplémentaires examinés. Dans le cas de :
  • trois dossiers, ils n'avaient pas été vérifiés par la personne dûment autorisée appropriée;
  • deux dossiers, la preuve de l'exécution et du montant des frais manquait;
  • quatre dossiers, la vérification des comptes n'a pas été effectuée en temps utile (déjà signalée comme des erreurs précédemment).
Veuillez vous reporter aux recommandations 7 et 8.

Le traitement de toutes les autres transactions de paie et les responsabilités afférentes aux demandes de paiement sont assumés par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor.		 Non respectée
iii) Les responsabilités dans l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches, notamment en ce qui touche la garde et la distribution des chèques et les relevés de paiements par dépôt direct. La séparation des tâches dans les rôles d'administration de la paye est réalisée dans le cadre d'un protocole d'entente entre le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et CanNor. S.O.
iv) Les formalités de départ établies par le ministère sont respectées. CanNor utilise un formulaire de départ créé et distribué par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Dans sept des neuf dossiers examinés, il n'y avait pas de preuve qu'un formulaire de départ signé était conservé en dossier. Non respectée
Recommandation :

19) CanNor devrait conserver une documentation écrite indiquant que les procédures de départ ont été suivies afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte l'organisme.
Conformité globale : non respectée
 
Rémunération au rendement
Critères Constatations Conformité
i) La rémunération au rendement est gérée comme il se doit, et des personnes dûment autorisées les approuvent. L'examen de rendement annuel était fondé sur des objectifs préétablis et a été effectué et documenté annuellement. La rémunération au rendement a été attribuée à un employé admissible et a fait l'objet d'un examen et a été autorisée par l'employé dûment autorisé. Respectée
Recommandation : Aucune
Conformité globale : respectée
 
Employés occasionnels
Critères Constatations Conformité
i) Les principales modalités de travail des employés occasionnels sont employées comme il se doit. Dans tous les dossiers d'employés occasionnels examinés, les employés n'ont pas été maintenus en poste plus longtemps que la limite de 90 jours prévue. Aucun congé sans solde n'a été accordé aux employés occasionnels examinés.  Tous les documents pertinents ont été versés au dossier et justifient comme il se doit les décisions prises. Respectée
ii) Les enquêtes de sécurité touchant le personnel sont gérées comme il se doit, et la responsabilité connexe est confiée à une personne dûment autorisée. Les responsabilités relatives aux enquêtes de sécurité touchant le personnel sont assumées par le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux termes d'un protocole d'entente conclu avec CanNor. S.O.
Recommandation : Aucune
Conformité globale : respectée

Annexe 1 : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification

Domaines pris en compte

Gestion financière

  • Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
  • Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
  • Directive sur la vérification des comptes
  • Directive sur les cartes d'achat
  • Directive sur les avances comptables

Passation de marchés

  • Politique sur les marchés

Voyage et accueil

  • Directive sur les voyages du Conseil national mixte
  • Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
  • Politique sur l'accueil

Ressources humaines

  • Politique sur les cotisations
  • Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
  • Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
  • Rémunération au rendement Note de bas de page 1
  • Employés occasionnels

Annexe 2 : Classement des recommandations en fonction du risque

Le tableau suivant présente les recommandations et leur attribue un ordre de priorité fondé sur l'importance relative de chaque recommandation ainsi que sur la possibilité que celles‑ci contribuent à l'apport de changements à long terme et à la réduction du risque dans l'Agence canadienne de développement économique du Nord.

Recommandations Priorité
1)   CanNor devrait créer et mettre en œuvre un cadre de gestion financière qui inclut, mais sans y être limité, les processus et contrôles en matière de prévision, de CAFE et de rapports financiers.

2) CanNor devrait réviser les états financiers de l'exercice 2009‑2010 en temps utile.

3) CanNor devrait obtenir toute la formation et l'accès nécessaires au PTPNI et au SGSO.

4) CanNor devrait concevoir des processus opérationnels efficaces en matière de gestion financière à son administration centrale d'Iqaluit. Il faudrait aussi tenir compte des PE ou des ententes de service avec d'autres entités fédérales les plus susceptibles de venir le plus efficacement à l'appui des activités de CanNor.

5) CanNor devrait veiller à ce que les gestionnaires et les cadres obtiennent la formation requise et valident leurs connaissances, comme il se doit, avant d'exercer leur pouvoir délégué. CanNor devrait aussi conserver dans ses dossiers les preuves de l'achèvement par les employés de la formation nécessaire à l'obtention de la délégation de pouvoir.

6) CanNor devrait veiller à ce que les engagements de dépenses soient approuvés par une personne dûment autorisée à le faire avant que les dépenses ne soient engagées et comptabilisées dans le système financier.

7) CanNor devrait veiller à ce que les dépenses soient certifiées par une personne dûment autorisée à le faire, en temps utile, et par une personne qui ne profite pas directement ou indirectement de la dépense.

8) CanNor devrait veiller à ce que la preuve de l'exécution et du montant des frais soient conservés, et si elle est manquante, qu'une justification de l'achat soit clairement indiquée dans le dossier.

9) CanNor devrait veiller à ce que l'approbation du dirigeant principal des finances soit obtenue, que ce soit au cas par cas ou en approuvant des limites générales, avant de remettre des cartes d'achat à des employés.

10) CanNor devrait obtenir une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations du détenteur avant l'émission de la carte d'achat et conserver la documentation en dossier.

11) CanNor devrait veiller à ce que les cartes servent exclusivement à l'achat de biens et services autorisés dans le cadre d'activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés.

12) CanNordevrait veiller à la création de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer :
  • que la méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation sont clairement définis dans le document d'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions;
  • que les marchés d'approvisionnement non concurrentiels sont justifiés;
  • que l'évaluation des propositions et la sélection de l'entrepreneur sont menées conformément aux critères préétablis tel qu'indiqué dans la demande de propositions et d'une manière ouverte, équitable et transparente;
  • qu'il se trouve une copie du marché écrit et signé dans le dossier;
  • que les marchés sont émis avant la réception des biens ou services;
  • que les modifications au marché sont signées avant l'échéance du marché d'origine;
  • que les contrats d'une valeur supérieure à 10 000 $ font l'objet d'une divulgation proactive.
13) CanNor devrait veiller à ce que les agents des marchés connaissent les règles d'attribution des marchés publics afin d'éviter les cas de fractionnement de marchés.

14) CanNor devrait documenter et garder en dossier l'objet des voyages d'affaires de manière à ce qu'il soit entièrement justifiable.

15) CanNordevrait veiller à l'élaboration de processus opérationnels et à conserver la documentation afin d'assurer que :
  • la justification des voyages après coup s'appuie sur des documents dans le dossier;
  • les fournisseurs du gouvernement sont utilisés dans la mesure du possible et la justification pour l'utilisation d'autres fournisseurs est étayée dans le dossier;
  • les employés sont remboursés pour leurs repas et les frais accessoires lorsqu'ils sont en voyage commandé, et ils doivent le faire conformément aux taux des allocations prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
  • les préparatifs de voyage par avion respectent les limites appropriées;
  • les pièces justificatives sont versées dans le dossier avant de régler les dépenses de voyage;
  • les cartes de voyage ministérielles sont utilisées lorsque c'est possible;
  • les voyages du sous‑ministre sont divulgués de manière proactive et opportune sur le site Web de CanNor.
 ÉLEVÉE
16) CanNor devrait veiller à ce que les demandes de cartes de voyage et les conventions avec les détenteurs de carte reconnaissant les responsabilités et les obligations soient conservées dans le dossier.

17) CanNor devrait veiller à ce que l'engagement de fonds pour toutes les cotisations et les frais d'inscription soient préapprouvés par une personne dûment autorisée..

19) CanNor devrait conserver une documentation écrite indiquant que les procédures de départ ont été suivies afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte l'organisme.		 MOYENNE
18) CanNor devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé sont préautorisées par une personne dûment autorisée. FAIBLE

Annexe 3 : Liste des sources de critères

Gestion financière

Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
Critères Source
i) Les instruments de délégation des pouvoirs sont adéquats et à jour, ils ont été approuvés conformément à la directive. Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
6.1, 6.2.3, 6.3.1
ii) Les employés reçoivent la formation requise, en conformité avec les exigences applicables à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines. Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
6.3.1
 
Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
Critères Source
i) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, et sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
6.1, 6.2 Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
 
Directive sur la vérification des comptes
Critères Source
i) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur la vérification des comptes
6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3.1.1, 6.3.4 Loi sur la gestion des finances publiques - Article 34
ii) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur la vérification des comptes
6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3.1.1, 6.3.4, 6.3.5 Loi sur la gestion des finances publiques - Article 33
 
Directive sur les cartes d'achat
Critères Source
i) L'attribution des cartes d'achat fait l'objet d'un contrôle, et les détenteurs de carte ont reconnu par écrit leur obligation et responsabilité. Directive sur les cartes d'achat
6.1.7, 6.2.1, 6.3.1, 6.3.2
ii) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
iii) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques - Article 34
iv) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques - Article 33
v) Les cartes d'achat doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés. Directive sur les cartes d'achat
6.1.7
 
Directive sur les avances comptables
Critères Source
i) Les avances comptables sont délivrées seulement si nécessaire et servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises Directive sur les avances comptables 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4, 6.1.5, 6.1.6, 6.2, Règlement sur les avances comptables 5(b), 5 (e)
ii) Les avances comptables sont adéquatement protégées, comptabilisées et rapprochées. Directive sur les avances comptables 6.1.6, 6.2.1, 6.3, 6.7, 7.1.1, Règlement sur les avances comptables, 6 (1), 6 (3)
iii) Il existe une division des tâches concernant les avances. Directive sur les avances comptables 6.4, LGFP S.33, S.34
iv) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue (a. 32 LGFP). LGFP S.32
v) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (a. 34 LGFP). LGFP S.34
vi) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées efficacement par une personne dûment autorisée, les montants sont exacts et sont versés au bon vendeur (a. 33 LGFP). LGFP S.33

Passation de marchés

Politique sur les marchés
Critères Source
i) Définition des exigences.
L'énoncé des exigences a été établi de manière impartiale avant l'appel d'offres.		 Politique sur les marchés – Sections 4.1.9, 4.1.10, 4.2.10, 11.3, 12.5.2, 16.1.2, 16.1.3, 16.2, 16.13
ii) Modalité d'approvisionnement, marchés non concurrentiels. Des documents sont versés au dossier pour justifier le recours à un marché non concurrentiel, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. Politique sur les marchés - Sections 10.2.1, 10.2.6, 10.5, 10.7.30, 11.2.7, 16.8.3, 16.8.4, annexe C

Règlement sur les marchés de l'État – Article 6
iii) Modalité d'approvisionnement, marchés concurrentiels. Des procédures d'appel d'offres adéquates sont employées, notamment en ce qui touche l'utilisation d'offres à commandes et d'autres mécanismes d'approvisionnement obligatoires, ou encore le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement. Politique sur les marchés - 4.1.4, 10.4, 10.5, 10.7, 10.8, 16.8.4, 16.8.5, 16.8.10, annexe H - 2.3, 2.4
iv) Évaluation. Les critères d'évaluation des soumissions sont communiqués sur demande et servent à la sélection de l'entrepreneur selon une approche ouverte, équitable et transparente. Politique sur les marchés – Sections, 10.5, 10.8, 11.1
v)Attribution du marché. La responsabilité des engagements et des marchés est confiée à une personne dûment autorisée, les opérations sont constatées d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et des pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Politique sur les marchés – Section 4.1.8, annexe C

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
vi) Approbation et gestion des marchés.
Les marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services, les modifications au marché sont apportées avant l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.		 Politique sur les marchés – Section 12.9, annexe C, annexe H - 2.6
vii) Vérification des comptes. La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34
viii) Paiement en vertu du contrat. Les demandes de paiement sont effectuées par une personne dûment autorisée, et l'on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 33
ix) Divulgation proactive. Tous les marchés et les modifications, les commandes subséquentes aux offres permanentes, les offres permanentes et les arrangements en matière d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 10 000 $ doivent faire l'objet d'une divulgation proactive en temps utile. Politique sur les marchés – Section 5.1.4

Voyage et accueil

Directive sur les voyages du Conseil national mixte
Critères Source
i) Les événements d'accueil sont planifiés et exécutés dans un souci d'économie et d'efficacité dans le but de favoriser les activités de l'État en tenant compte des circonstances entourant chaque activité. Directive sur les voyages – Sections 1.1, 1.1.2, 1.5, 1.6.1, 1.6.2, 1.8, 2.2, 3.1.11, 3.2.11, 3.3.1, 3.3.11, 3.4.11, annexe C, annexe D, annexe E

Autorisations spéciales de voyager
ii) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées et sont constatés d'après la valeur prévue, dans la mesure du possible, au moment de l'engagement de la dépense correspondante (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32

Directive sur les voyages – Sections 1.1.1, 1.1.2, 1.5.1, 1.5.2, 1.8
iii) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34

Politique sur la vérification des comptes

Autorisations spéciales de voyager
iv) Les responsabilités de paiement et de règlement sont confiées à une personne dûment autorisée, et l'on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques Article 33

Autorisations spéciales de voyager
v) Toutes les dépenses d'accueil relatives à des hauts fonctionnaires désignés font l'objet d'une divulgation proactive. Document d'orientation : divulgation proactive des dépenses de voyage et d'accueil – Section 1
 
Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
Critères Source
i) Les cartes de voyage sont attribuées comme il se doit, les détenteurs de carte ont reçu la formation et les instructions nécessaires, et ils ont fourni une reconnaissance écrite de leur obligation et responsabilité. Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage – Sections 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.5, 6.1.13, 6.2.1, 6.3.5, 6.4.9
ii) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile aux fins de vérifier l'exactitude des dépenses (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage – Sections 6.3.4, 6.4.10

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34
iii) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées efficacement par une personne dûment autorisée, les montants sont exacts et sont versés au bon vendeur (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage – Section 6.3.4

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 33
iv) On a recours aux chèques de voyage et aux avances lorsque les circonstances le justifient. Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage – Section 6.2.4
 
Politique sur l'accueil
Critères Source
i) Les événements d'accueil sont planifiés et exécutés dans un souci d'économie et d'efficacité dans le but de favoriser les activités de l'État en tenant compte des circonstances entourant chaque activité. Politique sur l'accueil – Sections 1, 2, annexe B

Directive sur les voyages – Annexe C
ii) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées et sont constatés d'après la valeur prévue, dans la mesure du possible, au moment de l'engagement de la dépense correspondante (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Politique sur l'accueil – Annexe C

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
iii) La vérification des comptes est assurée de façon efficace par une personne dûment autorisée (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Politique sur l'accueil – Annexe C

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34
iv) Les responsabilités de paiement et de règlement sont confiées à une personne dûment autorisée, et l'on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Politique sur l'accueil – Annexe C

Loi sur la gestion des finances publiques – Article 33
v) Toutes les dépenses d'accueil relatives à des hauts fonctionnaires désignés font l'objet d'une divulgation proactive. Document d'orientation : Divulgation proactive des dépenses de voyage et d'accueil – Section 2

Ressources humaines

Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
Critères Source
i) Les employés reçoivent la formation requise, en conformité avec les exigences applicables à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines. Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement – Section 6.2.1
 
Politique sur les cotisations
Critères Source
i) Les cotisations et les droits d'inscription sont payés par l'organisme ou remboursés à l'employé dans les circonstances où la chose est autorisée. Politique sur les cotisations – Section 4
ii) L'approbation requise au regard des cotisations et des droits d'inscription est donnée par une personne dûment autorisée. Politique sur les cotisations – Sections 1, 2, 3, 5, 6, 7
iii) Les cotisations et les droits d'inscription sont codés comme il se doit et justifiés adéquatement aux fins de la surveillance. Politique sur les cotisations – Surveillance
iv) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, et sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
v) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps utile afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 34
vi) Les demandes de paiement sont effectuées par des personnes dûment autorisées, et on dispose de preuve établissant que l'on a procédé à une assurance de la qualité des activités de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 33
 
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
Critères Source
i) Les congés payés et les modalités de travail spéciales sont approuvés et gérés en conformité avec la directive pertinente. Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales – Section 6.2, annexe A

Convention collective pour le groupe Services des programmes et de l'administration – Partie IV Articles 34.11, 38

Loi sur l'emploi dans la fonction publique
 
Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
Critères Source
i) Les engagements sont pris par des personnes dûment autorisées, ils sont constatés d'après la valeur prévue au moment de l'engagement de la dépense correspondante, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Loi sur la gestion des finances publiques – Article 32
ii) La paie est calculée avec exactitude et en temps utile, et le traitement connexe est conforme à la réglementation et aux politiques en vigueur, notamment aux fins de l'application des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Loi sur la gestion des finances publiques – Articles 33 et 34

Politique sur la vérification des comptes – Section 4
iii) Les responsabilités dans l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches, notamment en ce qui touche la garde et la distribution des chèques et les relevés de paiements par dépôt direct. Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye – Sections 6.1.8, 6.2.2
iv) Les formalités de départ établies par le ministère sont respectées. Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye – Section 6.6
 
Rémunération au rendement
Critères Source
i) La rémunération au rendement est gérée comme il se doit, et des personnes dûment autorisées les approuvent. Politique de gestion des cadres supérieurs - Section 5.2

Directive sur la rémunération des cadres supérieurs - Section 3.2, annexe B

Directive sur les conditions d'emploi de certains employés exclus ou non représentés – Section 6.2, annexe B
 
Employés occasionnels
Critères Source
i) Les principales modalités de travail des employés occasionnels sont employées comme il se doit. Loi sur l'emploi dans la fonction publique – Partie II, articles 50.2, 50.3, 50.4

Politique sur l'emploi pour une période déterminée – Section 7.2.d

Directive sur les conditions d'emploi – Sections 19.2.1, 19.2.2, 19.2.3, 19.2.4, 19.2.5, 19.2.6, 19.2.7, 19.2.8, 19.2.9
ii) Les enquêtes de sécurité touchant le personnel sont gérées comme il se doit, et la responsabilité connexe est confiée à une personne dûment autorisée. Loi sur l'emploi dans la fonction publique – Partie II, articles 50.2, 50.3, 50.4

Politique sur la sécurité du gouvernement, sections 6.1.5, 6.1.6

Annexe 4 : Liens menant aux lois, aux politiques et aux directives

Lois, politiques et directives applicables

(Liens à jour en février 2011)

Gestion financière

Passation de marchés

Voyage et accueil

Ressources humaines

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