Plan d’action en réponse aux recommandations indiquées au chapitre 6, « Les programmes de paiements de transfert » du Rapport du vérificateur général du Canada du printemps 2014

Recommandation 1 - Para 6.20 :

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait s'assurer que des évaluations complètes de l'admissibilité à l'aide accordée au titre de ses programmes de développement économique sont faites et documentées comme l'exige la Politique sur les paiements de transfert. Quand les demandes sont incomplètes, l'Agence devrait collaborer avec les demandeurs pour s'assurer qu'ils fournissent toute l'information dont elle a besoin pour faire ses évaluations.

Recommandation acceptée.

Compte tenu de l'importance d'effectuer une évaluation approfondie de chaque projet afin d'en établir l'admissibilité, l'Agence canadienne de développement économique du Nord élabore actuellement de nouveaux formulaires de demande pour aider les bénéficiaires à fournir les renseignements nécessaires à l'évaluation appropriée des projets. De nouveaux formulaires d'évaluation des projets sont également en cours d'élaboration pour le Programme de développement économique des Autochtones (DEA) et le Programme d'investissements stratégiques dans le développement économique du Nord (ISDEN). Tous ces formulaires seront mis en œuvre d'ici le 1^er avril 2014.

• Rédiger une fiche de renseignements détaillée pour le Programme d'opportunités économiques pour les Autochtones du Nord (POEAN), (l'ancien programme de développement économique des Autochtones) et le programme d'ISDEN.

• Terminé et affiché sur le site Internet le 1^er avril 2014.

• Créer un formulaire de demande pour le POEAN et les ISDEN.

• Terminé et affiché sur Internet le 5 mai 2014.

• Élaborer de nouveaux formulaires d'évaluation de projet et lignes directrices pour le POEAN et les ISDEN qui serviront aux agents de développement économique (ADE).

• Lignes directrices et formulaires d'évaluation du projet pour le POEAN et le programme ISDEN terminés en juillet 2014.
• Les lignes directrices du programme ISDEN terminées en décembre 2014.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris la trousse d'outils des ADE et les conditions, lignes directrices, listes de vérification, formulaires, gabarits, processus et procédures de demande, et normes de service des programmes.

• Séances de formation terminées (de mars 2014 à mai 2014).
• Tenue de séances de formation additionnelles en cours.

Recommandation 2 – Para 6.25:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir officiellement ses processus actuels d'examen et d'approbation des projets pour que les décisions sur le financement à accorder aux bénéficiaires soient prises en temps utile.

Recommandation acceptée.

Par souci d'offrir aux clients un service efficace et efficient et afin d'améliorer et de renforcer davantage l'administration des accords de contribution par l'Agence canadienne de développement économique du Nord, les agents de programme utiliseront les nouveaux formulaires de demande et d'évaluation pour évaluer les demandes de manière exhaustive et opportune, en prenant en considération les besoins des clients situés dans le Nord. L'Agence élaborera des normes de service d'ici le 1^er avril 2014 pour les évaluations des projets et fera le suivi du rendement par rapport à ces normes.

• Élaborer un outil de correspondance et de surveillance de projet pour documenter les échanges agent-promoteur concernant la collecte d'information, ainsi que la surveillance et la déclaration d'ententes de projet et de contribution.

• Achevé depuis le 1^er avril  2014.

• Élaborer des normes de service relatives à la prestation de programmes

• Achevé depuis le 1^er avril  2014.

• Élaborer un mécanisme de suivi du rendement des projets, de production de rapports sur l'état des projets et de suivi des normes de service (OpSTART).

• Outil de suivi et de rapport achevé en mars 2014.
• Rapport sur les normes de services débutés en février 2015 et sur l'état des projets en mars 2015.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris la trousse d'outils des ADE et les conditions, lignes directrices, listes de vérification, formulaires,  gabarits, processus et procédures de demande, et normes de service des programmes.

• Séances de formation terminées (de mars 2014 à mai 2014).
• Tenue de séances de formation additionnelles en cours.

Recommandation 3 – Para 6.26:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir ses processus d'assurance de la qualité pour veiller à ce que les ententes de contribution ne contiennent pas d'incohérences, et ce, avant la signature des ententes.

Recommandation acceptée.

Le processus d'assurance de la qualité de l'Agence canadienne de développement économique du Nord sera amélioré d'ici le 1^er avril 2014 pour le rendre plus performant. Le processus d'assurance de la qualité aura pour but d'éliminer toutes les incohérences dans les ententes de financement et de veiller à ce que les ententes de financement contiennent des dispositions liées aux modes de financement et au suivi de la mesure du rendement.

• Créer un outil d'assurance de la qualité pour réduire les erreurs et incohérences dans les ententes de financement et pour garantir le respect des processus administratifs (méthode de financement) et la stratégie de mesure du rendement de CanNor.

• Achevé depuis le 2 avril  2014.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur l'assurance de la qualité.

• Séances de formation terminées (de mars 2014 à mai 2014).

Recommandation 4 – Para 6.30:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait documenter ses évaluations des risques liés aux bénéficiaires et des risques liés aux projets. Elle devrait aussi définir les niveaux appropriés de surveillance et de production de rapports à préciser dans les ententes de contribution, en fonction des risques que posent les bénéficiaires et les projets.

Recommandation acceptée.

L'Agence canadienne de développement économique du Nord élaborera des outils plus efficaces pour évaluer les risques liés aux bénéficiaires et aux projets avant le 1^er avril 2014. Le risque associé au bénéficiaire servira à déterminer la durée de l'entente, et les niveaux de présentation des rapports financiers seront fondés sur le montant de l'entente. Les projets à risque élevé feront l'objet d'une surveillance accrue par les agents de projet.

• Créer de nouveaux outils d'évaluation des risques et modifier ceux existants, selon le cas, et incorporer des outils dans les formulaires d'évaluation de projets pour les ISDEN et le POEAN.

• Outils d'évaluation des risques pour le programme ISDEN et le POEAN terminés en juillet 2014.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur l'évaluation des risques associés aux projets.

• Séances de formation terminées (de mars 2014 à mai 2014).
• Tenue de séances de formation additionnelles en cours.

Recommandation 5 - Para 6.43:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait examiner les rapports présentés par les bénéficiaires et effectuer un suivi quand l'information est incomplète ou ne corrobore pas les activités précisées dans les ententes de contribution. L'Agence devrait aussi consigner l'information relative à ses activités de suivi et de surveillance pour s'assurer que les ententes sont surveillées conformément aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert.

Recommandation acceptée.

Pour améliorer davantage les exigences de surveillance et la conformité aux ententes de contribution, l'Agence canadienne de développement économique du Nord offrira aux agents de programme des séances de formation portant sur l'utilisation du Système de subventions et de contributions et sur les documents à consigner au dossier pour la surveillance, la documentation et la gestion de l'information d'ici le 1^er avril 2014.

• Élaborer un outil de correspondance et de surveillance de projet pour documenter les échanges agent-promoteur concernant la collecte d'information, ainsi que la surveillance et la déclaration d'ententes de projet et de contribution.

• Terminé depuis le 2 avril 2014.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur le système de financement de subventions et de contributions

• Séances de formation terminées (de mars 2014 à mai 2014).
• Tenue de séances de formation additionnelles en cours.

Recommandation 6 – Para 6.48:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre pleinement en œuvre des stratégies de mesure du rendement pour ses programmes de développement économique. L'Agence devrait intégrer, dans les ententes de contribution, les exigences en matière d'information sur le rendement prévues par ses stratégies et utiliser cette information pour rendre compte du rendement des programmes.

Recommandation acceptée.

L'Agence canadienne de développement économique du Nord met systématiquement à jour ses indicateurs et stratégies de mesure du rendement au moment du renouvellement de chacun de ses programmes. Cet exercice permettra à l'Agence de s'assurer que les stratégies de mesure du rendement et les indicateurs de rendement sont à jour et répondent bien à ses besoins en matière de surveillance. Parallèlement, un nouveau système de suivi qui sert à consigner ces données a été conçu; sa mise en œuvre commencera le 1^er avril 2014. Il permettra notamment de faire en sorte que les mesures sont intégrées aux sections des ententes consacrées aux rapports et que l'information est enregistrée à mesure que les bénéficiaires présentent leurs rapports. Cette approche fera partie de la « trousse d'outils » des agents de développement économique. De plus, l'Agence consulte actuellement d'autres organismes de développement régionaux, ainsi que Services partagés Canada, au sujet de stratégies et de systèmes de mesure du rendement qui pourraient être mis en commun.

• Créer un outil d'assurance de la qualité pour réduire les erreurs et incohérences dans les ententes de financement et pour garantir le respect des processus administratifs (méthode de financement) et la stratégie de mesure du rendement de CanNor.

• Terminé en mars 2014.

• Élaborer un mécanisme de suivi du rendement des projets, de production de rapports sur l'état des projets et de suivi des normes de service (OpSTART).

• Outil de suivi et de rapport terminé en mars 2014.
• Rapport sur les normes de services débutés en février 2015 et sur l'état des projets en mars 2015

• Établir des normes de service relatives à la prestation des programmes.

• Terminé depuis le 2 avril 2014.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur le nouveau système de suivi OpSTART.

• Séances de formation terminées en mai 2014. Tenue de formation additionnelle en cours.

Recommandation 7 – para 6.56:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait terminer la mise en œuvre de son cadre de contrôle de gestion pour les subventions et contributions, et honorer l'engagement qu'elle a pris de mettre à jour les guides et les outils utilisés pour gérer les ententes de contribution.

Recommandation acceptée.

L'Agence canadienne de développement économique du Nord terminera la mise en œuvre du cadre de contrôle de gestion d'ici le 1^er août 2014. L'Agence travaille actuellement à actualiser les manuels et les outils de gestion en tant qu'éléments de la « trousse d'outils » pour la gestion des programmes Investissements stratégiques dans le développement économique du Nord et Développement économique des Autochtones. Elle a récemment mis à jour son site Web en mettant l'accent tout particulièrement sur l'amélioration de l'accès à l'information sur les programmes pour ses clients.

• Créer une trousse d'outils à l'intention des ADE comprenant un outil d'assurance de la qualité et un outil de correspondance et de surveillance permettant une gestion améliorée des ententes de contribution.

• Terminé depuis le 2 avril 2014.

• Élaborer des processus de contrôle financier comme suit :

• Processus de rapprochement des contrats;

• Procédures terminées depuis le 15 août 2014. Mise en œuvre en cours.

• La mise en œuvre de processus de surveillance;

• Politique interne sur la surveillance des subventions et des contributions terminée depuis le 15 août 2014. Revue des dossiers de contribution complétée dans les trois régions entre octobre et décembre 2014.

• Actualisation des pouvoirs de délégation financière.

• Mise à jour de la délégation des pouvoirs financiers terminée depuis le 15 septembre 2014.

Recommandation 8 – Para 6.57:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait évaluer, de concert avec les bénéficiaires autochtones de paiements de transfert, s'il y a lieu d'envisager le recours à des méthodes de financement différentes. L'Agence devrait aussi envisager le recours à des ententes pluriannuelles.

Recommandation acceptée.

Dans le but d'améliorer davantage le service et de réduire le fardeau administratif imposé aux demandeurs, l'Agence canadienne de développement économique du Nord étudie actuellement la possibilité de mettre en place d'autres modes de financement selon la Directive sur les paiements de transfert et de conclure des ententes pluriannuelles dans le contexte des nouvelles modalités du programme Développement économique des Autochtones, lesquelles entreront en vigueur le 1^er avril 2014.

• Intégrer la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert à la trousse d'outils des ADE.

• Terminé depuis le 1^er avril 2014.

• CanNor utilisera des méthodes de financement de contribution établies, fixes et souples pour les paiements de transfert aux bénéficiaires autochtones, et la considération des ententes pluriannuelles sera fondée sur l'évaluation du risque du promoteur, conformément à la Directive sur les paiements de transfert (annexe K : paiements de transferts aux bénéficiaires autochtones) et au cadre de gestion des paiements de transfert du Ministère.

• En cours.

• Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert.

• Séances de formation terminées depuis mars 2014.

Recommandation 9 – Para 6.65:

6.65 L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre à jour son plan des ressources humaines et établir un plan d'embauche des Inuits, comme l'exige l'Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. L'Agence devrait surveiller la mise en œuvre de ces plans et les adapter au besoin.

Recommandation acceptée.

Par souci de se constituer un effectif professionnel qui représente adéquatement sa clientèle, et afin de doter tous les postes à l'administration centrale d'Iqaluit et satisfaire aux exigences de l'Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, l'Agence canadienne de développement économique du Nord procède actuellement au renouvellement de son plan des ressources humaines et peaufine son plan d'embauche des Inuits, qui devraient être terminés d'ici le premier trimestre de 2014. L'Agence réalisera un examen annuel de ces plans.

• Actualiser le Plan des ressources humaines de CanNor.

• Terminé depuis le 27 juin 2014.

• Préparer le Plan d'emploi des Inuits (PEI).

• Terminé depuis le 27 juin 2014.

Recommandation 10 – Para 6.68:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir son effectif dans le but d'avoir une organisation établie dans le Nord, comme le prévoit son mandat.

Recommandation acceptée.

L'Agence canadienne de développement économique du Nord continuera d'accroître son effectif à Iqaluit, notamment dans le secteur des services ministériels, en prenant des mesures de dotation, de maintien en poste et de développement qui permettront de surmonter les défis en matière d'emploi dans le Nord. En s'appuyant sur ses plans de ressources humaines et d'embauche des Inuits, l'Agence ajoutera neuf postes supplémentaires à son effectif actuel à Iqaluit d'ici la fin de l'exercice financier 2014-2015 et transférera progressivement d'autres fonctions des services ministériels d'Ottawa à Iqaluit.

• CanNor augmentera son effectif à l'AC et à son bureau régional d'Iqaluit en ajoutant neuf postes d'ici la fin 2014-2015. À long terme, l'Agence transférera graduellement les services internes d'Ottawa à Iqaluit à mesure que des postes se libéreront et que des occasions se présenteront.

• Terminé la dotation de 9 positions depuis le 1^er avril 2015.

Recommandation 11 – Para 6.72:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre à jour son Cadre de gestion des locaux à bureaux en tenant compte des leçons apprises depuis son établissement.

Recommandation acceptée.

L'Agence canadienne de développement économique du Nord mettra en œuvre son Cadre de gestion des locaux à bureaux d'ici le 31 mars 2014 afin de se conformer aux directives énoncées à l'annexe D, « Consignes aux ministères à l'égard des locaux » du Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

• Préparer et publier un nouveau Cadre de gestion des locaux à bureau.

• Terminé depuis le 7 février 2014.

Recommandation 12 – Para 6.76:

L'Agence canadienne de développement économique du Nord devrait terminer le plus tôt possible l'harmonisation de ses programmes de paiements de transfert à l'appui du développement économique, de manière à rendre les objectifs clairs et à préciser les obligations en matière de reddition de comptes.

Recommandation acceptée.

 L'Agence canadienne de développement économique du Nord lancera un nouveau programme intégré de développement économique des Autochtones le 1^er avril 2014.

• CanNor lancera et mettra en œuvre un Programme d'opportunités économiques pour les Autochtones du Nord (POEAN) harmonisé d'ici le 1^er avril 2014.

• Terminé depuis le 1^er avril 2014.