Rapport annuel de 2017-2018 au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada le droit d’accéder aux renseignements personnels que le gouvernement fédéral détient à leur sujet et de les faire corriger. La Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut faire la collecte, l’usage, le stockage et la divulgation des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer.

Le présent rapport résume les activités de CanNor associées à la mise en œuvre de la Loi et satisfait à l’exigence établie à l’article 72 selon laquelle, « à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la présente Loi en ce qui concerne son institution ».

Mandat

Afin de contribuer à l’emploi et à la croissance au Canada, CanNor s’efforce de bâtir, dans les trois territoires, une économie diversifiée, durable et dynamique. L’Agence assume cette fonction en offrant des programmes de financement aux résidants du Nord, notamment aux Autochtones, ainsi qu’en coordonnant les ministères fédéraux qui participent à la révision de grands projets dans le Nord par l’entremise du Bureau de gestion des projets nordiques (BGPN). Elle entreprend également des travaux de recherche à l’appui de l’élaboration de politiques reposant sur des preuves, en défendant la prospérité et la diversification économiques du Nord et en collaborant avec d’autres ministères fédéraux, les gouvernements territoriaux, les organisations autochtones et l’industrie.

2. Structure organisationnelle permettant à CanNor de s’acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de CanNor a délégué ses pouvoirs, attributions et fonctions au directeur des Services ministériels et au gestionnaire des Services administratifs. Le directeur des Services ministériels joue un rôle de surveillance et est chargé de présenter les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) au Comité de la haute direction. Le gestionnaire des Services administratifs joue le rôle de coordonnateur de l’AIPRP chargé de diriger le programme d’AIPRP. Le coordonnateur de l’AIPRP applique la Loi avec l’aide, à temps partiel, d’un agent de gestion de l’information. Au besoin, il peut également obtenir de l’aide en retenant les services de spécialistes.

Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices, des systèmes et des procédures efficaces, qui lui permettent de s’acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de la Loi et d’assurer le traitement et la communication de l’information. Le coordonnateur de l’AIPRP fournit également un appui et des conseils stratégiques à la haute direction de l’Agence en ce qui a trait à l’administration du programme d’AIPRP, et il est responsable de toutes les activités et opérations liées à la protection des renseignements personnels en vertu de la Loi, notamment les suivantes :

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

L’ordonnance de délégation de pouvoirs du président en matière de protection des renseignements personnels (appendice A) a été approuvée le 23 octobre 2014 et mise à jour le 6 juin 2018. Il s’agit d’une délégation de pouvoirs au directeur des Services ministériels (et dirigeant principal des finances) ainsi qu’au gestionnaire des Services administratifs. Le gestionnaire des Services administratifs fournit un appui et des conseils stratégiques à la haute direction de l’Agence au sujet des questions relatives à la protection des renseignements personnels, et il est responsable de toutes les activités et opérations liées à la protection des renseignements personnels.

4. Rapport statistique de 2017-2018 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Rapport statistique de 2017-2018 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de CanNor est joint à l’appendice B. Nous joignons également le tableau ci dessous pour montrer les tendances au cours des trois dernières années.

Demandes de communication de renseignements personnels 2015-2016 2016-2017 2017-2018
Reçues pendant la période visée par le rapport 16 0 0
Reportées depuis la période précédente 0 0 0
Total 16 0 0
Réglées pendant la période visée par le rapport 16 0 0
Reportées à la période suivante 0 0 0

Comme l’illustre le tableau, CanNor a reçu 16 demandes de communication de renseignements personnels en 2015-2016 et n’en a reçu aucune en 2016-2017 et en 2017-2018.

5. Formation

Des séances d’information et de sensibilisation non officielles ont été offertes aux employés pour leur expliquer l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, et pour leur donner des directives sur la divulgation non officielle de dossiers ainsi que sur la mise à jour des fichiers de renseignements personnels et des avis de confidentialité.

6. Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

CanNor s’est dotée d’un modèle de signalement des cas d’atteinte à la vie privée, afin que ces cas soient consignés et puissent faire l’objet d’enquêtes. Le modèle répond aux critères énoncés dans les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT et aide à informer les particuliers du fait que CanNor recueille des renseignements personnels concernant :

7. Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n’a été reçue au cours de l’exercice 2017-2018 concernant l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aucune vérification ni enquête n’a été menée.

8. Surveillance

Le coordonnateur de l’AIPRP utilise un système de gestion des cas pour surveiller le traitement des demandes de renseignements personnels, en faire le suivi et en faire rapport, depuis leur réception jusqu’à leur règlement. Le directeur des Services ministériels surveille l’échéancier de toutes les demandes de renseignements personnels reçues par le coordonnateur de l’AIPRP.

9. Atteinte substantielle à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite au cours de la période visée.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de rapport, CanNor n’a entrepris aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et n’a donc soumis aucune évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée.

11. Communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (m)

Il n’y a eu aucune communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) pour la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Annexe A– Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation de pouvoirs

En application des pouvoirs de désignation qui me sont conférés en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente les employés exerçant des fonctions ou occupant le poste de Directeur, Services ministériels et dirigeant principal des finances (numéro de poste 20000830), et le Gestionnaire, services administratifs (numéro de poste 20002643) et le Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (numéro de poste 20002643) et les employés qui les succéderont, y compris les employés qui les remplacent en leur absence, ou toute personne ou agent désigné par écrit pour les remplacer à exercer ces pouvoirs, responsabilités ou fonctions dévolus au président en tant que Chef de cette institution administrative en vertu de la loi, et tels qu’énoncés dans l’annexe A et B, ci-jointes.

Présidente - Agence canadienne de développement économique du Nord

Signé à Ottawa, le 6 juin, 2018

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs - Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Articles et Pouvoirs, responsabilités ou fonctions

8(2)
Divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu qui le concerne
8(4)
Conserver des copies des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e), une mention des renseignements communiqués et mettre cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée
8(5)
Aviser par écrit le commissaire à la protection de la vie privée de la communication des renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1)
Faire un relevé de l’usage des renseignements personnels
9(4)
Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l’usage de l’information à des fins compatibles avec celles auxquelles les renseignements ont été recueillis et mettre le répertoire à jour
10
Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
11(a)
Faire publier annuellement un répertoire de tous les fichiers de renseignements personnels et leurs contenus respectifs
11(b)
Faire publier annuellement un répertoire de tous les renseignements personnels qui ne sont pas contenus dans un fichier spécifique
14
Répondre à la demande de communication de renseignements dans les délais prévus par la loi; communiquer les renseignements ou aviser le demandeur
15
Proroger le délai et en aviser le demandeur
16
Refus de communication
17(2)b)
Version de la communication ou autre forme de communication
17(3)b)
Autre forme de communication
18(2)
Refus de divulguer de l’information se trouvant dans un fichier inconsultable
19(1)
Refus de divulguer des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement
19(2)
Divulguer au besoin des renseignements personnels mentionnés à l’alinéa 19(1) si le gouvernement en question consent à la divulgation ou rend les renseignements publics
20
Refus de divulguer des renseignements portant préjudice aux affaires fédérales provinciales
21
Refus de divulguer des renseignements portant préjudice à la conduite des affaires internationales et à la défense
22
Refus de divulguer des renseignements portant préjudice au maintien de l’ordre public et à des enquêtes
23
Refus de divulguer des renseignements recueillis pour des enquêtes de sécurité
24
Refus de divulguer des renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national de libération conditionnelle ou la Commission nationale des libérations conditionnelles
25
Refus de divulguer des renseignements pouvant nuire à la sécurité des individus
26
Refus de divulguer de l’information concernant d’autres individus, et refuser de les divulguer lorsque leur communication est interdite en vertu de l’article 8
27
Refus de divulguer des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel liant un avocat à son client
28
Refus de divulguer des renseignements sur la santé physique ou mentale de l’individu lorsque leur communication lui desservirait
31
Prendre connaissance de l’avis du Commissaire à la protection de la vie privée de son intention d’enquêter
33(2)
Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée pendant une enquête
35(1)
Prendre acte des constatations du rapport du Commissaire à la protection de la vie privée à la suite de son enquête et l’aviser des mesures prises
35(4)
Communiquer les renseignements au plaignant après en avoir avisé le Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de l’alinéa 35(1)b)
36(3)
Prendre acte des conclusions du rapport du Commissaire à la vie privée découlant d’une enquête concernant un fichier inconsultable
37(3)
Prendre acte des conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l’issue de son enquête sur la mesure dans laquelle une institution fédérale a appliqué les articles 4 à 8
51(2)b)
Demander qu’une affaire fasse l’objet d’une audition et soit tranchée dans la région de la capitale nationale
51(3)
Demander le droit de présenter des arguments aux auditions menées en application de l’article 51
72(1)
Dresser un rapport annuel destiné au Parlement
77
S’acquitter de responsabilités dévolues au chef de l’institution en application des règlements pris en vertu de l’article 77 dont il n’est pas question ci-dessus

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs - Délégation en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Articles et Pouvoirs, responsabilités ou fonctions

10
Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
11(a)
Faire publier annuellement un répertoire de tous les fichiers de renseignements personnels et leurs contenus respectifs
11(b)
Faire publier annuellement un répertoire de tous les renseignements personnels qui ne sont pas contenus dans un fichier spécifique
15
Proroger le délai et en aviser le demandeur
31
Prendre connaissance de l’avis du Commissaire à la protection de la vie privée de son intention d’enquêter

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence canadienne de développement économique du Nord

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 to 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) a) 0
19(1) b) 0
19(1) c) 0
19(1) d) 0
19(1) e) 0
19(1) f) 0
20 0
22(1) a)(i) 0
22(1) a)(ii) 0
22(1) a)(iii) 0
22(1) b) 0
22(1) c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101-500
pages traitées
501-1 000
pages traitées
1 001-5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 8 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 6 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totalee 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Section 31 Section 33 Section 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privées (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 1 040 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 0 $
Contrats de services professionnels 0 $
Autres 0 $
Total 1 040 $

10.2 Ressources humaines

Resources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0.01
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 0.01
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

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Qu’est-ce qui n’allait pas?

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